Департамент по студенческим вопросам

• 1 Общие положения

• Департамент по студенческим вопросам – это построение диалога администрации НАО «Южно-Казахстанский университет имени М.Ауэзова» (ЮКУ) и его студентов в новом формате. ДСВ является сервисным центром ЮКУ, предназначенным для создания условий прозрачности и доступности при получении услуг, обеспечения высоких стандартов обслуживания, предупреждения коррупционных рисков, повышения качества образования и продвижения принципов академической честности.
• ДСВ создается, реорганизуется и ликвидируется решением Совета директоров и приказом председателя Правления-ректора университета.
• ДСВ подчиняется непосредственно проректору по учебной и учебно-методической работе (далее - УиУМР).

 Рисунок 1 - Структура Центра обслуживания студентов

• поддержка обучающихся в академических вопросах путем консультирования;
• обеспечение документооборота по оказанию государственных и внутриуниверситетских услуг;
• взаимодействие с внутренними подразделениями университета для предоставления обучающемуся готовых документов;
• обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению и контроля за сроками исполнения документов;
• регистрация и выдача результатов оказания государственных и внутри университетских услуг.

• Основные задачи офис Регистратора:

2.3 Основные задачи отдела статистики:

• своевременный сбор и сопоставление данных периодической отчётности;
• организация работы по составлению периодической статистической отчетности и единовременных отчетов по движению контингента студентов;
• систематическое осуществление свода данных по контингенту студентов, составление отчета, представление статистических данных по запросу руководства и подразделений университета;
• проверка правильности полученных данных, оценка их качества и динамики;
• систематизация и обработка цифровых данных (осуществление их группировки, подсчет итогов и т.д.);
• выполнение работ по сверке персональных данных обучающихся в информационных базах.

• Основные задачи Офиса студента:

• прием документов и формирование личных дел обучающихся;
• ведение электронной картотеки системы хранения личных дел обучающихся;
• регистрация приказов по личному составу с обучающихся и раздача по подразделениям университета;
• подготовка и отправка личных дел отчисленных и восстановленных обучающихся;
• подготовка и отправка запросов обучающихся, переведенных из других вузов;
• прием документов обучающихся, переведенных из других вузов;
• организация работ по ведению личных дел обучающихся;
• систематизированное доархивное хранение личных дел обучающихся на весь период обучения;
• проведение работ по определению потребности в бланках строгой отчетности, направление заказа и получение бланков строгой отчетности, их заполнение и обеспечение их надлежащего хранения;
• регистрация, оформление и выдача документов строгой отчетности (справок, дипломов и приложений к ним, свидетельств).
• своевременное обслуживание обучающихся по приему и выдаче документов;
• ведение систематизированной работы по делопроизводству, в том числе ведение документации посредством корпоративных платформ;
• выдача выписок из приказов по учету движения контингента обучающихся;
• своевременное исполнение государственной услуги, оказываемой согласно регламенту и стандарту ГУ «Выдача дубликатов документов о высшем и послевузовском образовании»;
• хранение и выдача документов о завершении предыдущего уровня образования выпускникам университета.

         3.1 Функции ДСВ:

• обеспечение своевременного и качественного предоставления услуг обучающимся по принципу одного окна;
• информационная поддержка обучающимся в построении образовательной траектории;
• предоставление информации и оказание услуг по запросу обучающихся (прием и регистрация заявлений; рассмотрение и обработка заявлений; прием заявок на все виды оформления документов (справки, академическая справка, транскрипт и т.д.);
• обеспечение информационной открытости и прозрачности учебного процесса, оптимизация сервисных услуг, формирование культуры взаимного уважения и создания среды, нетерпимой к проявлениям коррупции;
• коммуникация со студентами по предоставлению государственных услуг, услуг по административным, образовательным, социально-бытовым и консультативным вопросам.

        3.2 Функции ФРОНТ-офиса:

• консультирование обучающихся по академическим вопросам;
• прием, регистрация и передача документов от студентов в целях последующей обработки для оказания государственных и внутри университетских услуг;
• своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению, а также контроль за сроками исполнения документов;
• регистрация и выдача справок, подтверждающих факт обучения и транскриптов обучающимся.

          3.2Функции отдела статистики:

• обеспечение своевременного сбора и сопоставления данных периодической статистической отчётности;
• осуществление накопления, систематизации, обработки цифровых данных статистического учета;
• подготовка справок на основе данных статистического учета и оформление статистической отчетности;
• свод данных по контингенту студентов, составление отчетов, представление статистических данных по запросу руководства и подразделений университета.

            3.3Функции офис Регистратора:

• • систематизация каталога элективных дисциплин образовательных программ;
  • разработка Путеводителя студента;
  • составление Академического календаря университета на учебный год;
  • проведение регистрации и перерегистрации на дисциплины в соответствие с образовательными программами и рабочими учебными планами  специальностей;
  • регистрация индивидуальных учебных планов обучающихся;
  • формирование академических потоков обучающихся на основании результатов регистрации;
  • формирование академических групп и потоков на основе выбора обучающимися образовательной траектории обучения;
  • организация составления расписания промежуточного и итогового контроля для всех форм обучения;
  • анализ итогов контрольных недель, экзаменационных сессий с разработкой мероприятий по улучшению;
  • расчет академического рейтинга обучающегося;
  • формирование и хранение записей академической успеваемости;
  • организация летнего семестра для удовлетворения потребностей в дополнительных видах обучения и ликвидации академической задолженности обучающимися;
  • организация своевременной подготовки и осуществления приказов по студенческому контингенту в разрезе факультетов/ВШ университета.

   

  3.3Функции офиса студента:

  • прием документов обучающихся, поступивших на 1 курс;
  • доархвное хранение личных дел обучающихся;
  • прием документов обучающихся, переведенных или восстановленных из других вузов;
  • регистрация и обработка приказов по личному составу обучающихся;
  • ведение электронной базы данных обучащихся;
  • хранение документов строгой отчетности.

   

  4 Права

  Сотрудники ЦОС имеют право:

  • требовать представление необходимой информации для решения задач ЦОС от всех подразделений университета в рамках их компетентности;
  • пользоваться услугами отделов университета;
  • представлять предложения Председателю Правления-Ректору ЮКУ о поощрении сотрудников и своевременно информировать о нарушении правил внутреннего трудового распорядка сотрудниками, находящиеся в подчинении директору ЦОС;
  • собирать и проводить оперативные совещания с подчиненными, преподавателями, деканами, зам.деканов, заведующими кафедрами, эдвайзерами, тьюторами по вопросам регистрации обучающихся и организационной деятельности.
  • директор ЦОС вправе представлять предложения Председателю Правления-Ректору ЮКУ и курирующему проректору о поощрении сотрудников за своевременное и качественное выполнение функций и задач и своевременно информировать о нарушении правил внутреннего трудового распорядка сотрудниками, находящимися в подчинении  руководителя.

   

  5 Ответственность

  5.1 Сотрудники ЦОС несут ответственность за:

  • несвоевременное и некачественное выполнение функций и задач регистрации и учета движения обучающихся, предусмотренных настоящим ПП;
  • несвоевременное и некачественное представление информации председателю Правления-ректору ЮКУ, проректорам;
  • недостоверность и неполноту академической истории обучающихся;
  • некачественную организацию промежуточного, текущего и итогового контроля качества знаний обучающихся;
  • не обеспечение точности, конфиденциальности, полноту всех записей обучающихся;
  • не предоставление достоверной информации;
  • нарушение этики отношений с сотрудниками университета;
  • нарушение правил охраны труда, техники безопасности, коммерческой и служебной тайн;
  • нерациональное использование рабочего времени, трудовых, материальных, информационных и технических ресурсов;
  • нарушение устава и других внутренних нормативных документов университета;
  • несоблюдение Правил кредитной технологии обучения.

  5.2 Ответственность за разработку ПП, а именно за его содержание, структуру, оформление в соответствии с требованиями СМК ЮКУ ПР 4.02-2020 утверждение и внедрение несет директор ЦОС.

  5.3 За внесение изменений в оригинал и копии несет ответственность руководитель подразделения-разработчика.

  5.4 Ответственность за доведение до сведения соответствующих сотрудников ЦОС утвержденного ПП несет директор ЦОС. Запись об ознакомлении должна быть оформлена в «Лист ознакомления» (Приложение А). 

  5.5 Ответственность по охране труда и техники безопасность возлагается на директора ЦОС.

  5.6 Ответственность сотрудников ЦОС устанавливается соответствующими должностными инструкциями.

   

  6 Взаимодействие с другими подразделениями

  Для выполнения функций и реализации прав сотрудников ЦОС взаимодействует с факультетами, высшими школами, кафедрами и структурными подразделениями университета с целью выполнения разработки необходимой документации по кредитной системе обучения.